Documentation technique AI Act (Annexe IV) : que doit-elle contenir et comment la structurer ?

Si vous développez ou déployez un système d'IA à haut risque dans l'Union européenne, la documentation technique n'est pas optionnelle. L'article 11 du règlement (UE) 2024/1689 impose aux fournisseurs d'établir une documentation technique avant la mise sur le marché ou la mise en service d'un système à haut risque. Cette documentation doit rester à jour tout au long du cycle de vie du système.

Ce guide décrit précisément ce que l'Annexe IV exige, comment structurer chaque section, qui peut demander accès à la documentation, et quelles règles s'appliquent aux entreprises de plus petite taille.

Pourquoi la documentation technique est une obligation légale

L'article 11 de l'AI Act dispose clairement que les fournisseurs de systèmes d'IA à haut risque doivent établir une documentation technique conformément à l'Annexe IV. L'objectif est double : démontrer la conformité au règlement et fournir aux autorités nationales de surveillance du marché les informations nécessaires pour évaluer cette conformité.

Sans documentation technique complète, un fournisseur ne peut ni obtenir le marquage CE, ni inscrire le système dans la base de données de l'UE, ni émettre une déclaration de conformité UE valide. La documentation technique est donc le fondement sur lequel repose chaque étape de la conformité.

La documentation doit être mise à jour chaque fois qu'un système d'IA à haut risque est substantiellement modifié, c'est-à-dire lorsque des modifications affectent le statut de conformité du système ou ses performances au-delà des paramètres validés lors de l'évaluation de la conformité initiale.

Les 8 éléments de l'Annexe IV

L'Annexe IV définit huit sections obligatoires. Chacune remplit une fonction de conformité distincte et, ensemble, elles donnent aux régulateurs une image complète de ce qu'est votre système, de la façon dont il a été construit et de son comportement dans le monde réel.

1. Description générale du système d'IA

Cette section couvre la finalité prévue du système, les informations de version et une explication de haut niveau du fonctionnement du système. Elle doit également identifier la catégorie d'utilisation à haut risque applicable en vertu de l'Annexe III, et mentionner toute documentation technique antérieure si le système est une mise à jour d'un système existant.

Pensez à cette section comme au résumé exécutif destiné aux régulateurs : clair, concis et sans ambiguïté sur ce que fait le système et pour qui.

2. Description détaillée du processus de développement

Cette section documente les choix de conception effectués pendant le développement, notamment l'architecture globale, le type d'approche IA utilisée (apprentissage automatique, logique formelle, etc.) et les ressources de calcul mobilisées. Elle doit expliquer les hypothèses retenues, les compromis acceptés et la manière dont les décisions de conception se rapportent à la finalité prévue du système.

Si des composants tiers, des modèles pré-entraînés ou des outils ont été utilisés, ils doivent être identifiés ici.

3. Informations sur les données d'entraînement

En vertu de l'article 10, les systèmes d'IA à haut risque doivent utiliser des données d'entraînement répondant à des critères de qualité incluant la pertinence, la représentativité et l'absence d'erreurs. L'Annexe IV exige que vous documentiez ces jeux de données : leur provenance, la méthodologie de collecte, les étapes de prétraitement et les critères utilisés pour sélectionner les données d'entraînement, de validation et de test.

Cette section est particulièrement importante pour les systèmes susceptibles d'affecter des groupes protégés. Les régulateurs examineront attentivement si vos choix de données pourraient introduire ou amplifier des biais.

4. Informations sur la validation et les tests

Vous devez documenter les procédures de test utilisées pour valider le système avant son déploiement. Cela inclut les métriques utilisées pour évaluer les performances, les jeux de données de test, les résultats des tests et les limitations ou modes de défaillance identifiés lors de la validation.

Cette section doit également aborder les performances du système pour différents groupes démographiques et dans différentes conditions d'utilisation.

5. Surveillance, fonctionnement et contrôle du système

Cette section couvre les mesures techniques permettant la surveillance humaine du système telle qu'exigée par l'article 14. Elle doit décrire les mécanismes de journalisation, la capacité d'interrompre ou de passer outre le système, et les dispositifs d'arrêt automatique éventuels.

6. Capacités de journalisation

La journalisation est traitée comme un élément à part entière dans l'Annexe IV parce que l'AI Act accorde une grande importance à la traçabilité. Votre documentation doit décrire les événements journalisés par le système, à quel niveau de granularité, pendant combien de temps les journaux sont conservés et comment ils peuvent être consultés par les déployeurs et les autorités.

L'article 12 impose par ailleurs que les systèmes d'IA à haut risque journalisent automatiquement les événements tout au long de leur durée de vie « dans toute la mesure du possible d'un point de vue technique ». Ce que vous documentez ici doit correspondre à ce que le système fait réellement.

7. Instructions d'utilisation

La documentation technique doit inclure une copie des instructions d'utilisation qui accompagneront le système lors de sa mise sur le marché ou de sa mise en service. En vertu de l'article 13, ces instructions doivent couvrir l'identité et les coordonnées du fournisseur, les capacités et les limites du système, les métriques de performance, les circonstances susceptibles d'affecter les performances, et les informations aidant les déployeurs à appliquer correctement la surveillance humaine.

8. Description détaillée de la conception du système

Cette dernière section va plus loin que la description générale de la section 1. Elle couvre la structure mathématique ou logique du système, les objectifs d'optimisation, les paramètres de conception clés et les modifications apportées pendant le développement. Pour les systèmes d'apprentissage automatique, elle doit inclure des détails sur l'approche d'entraînement, l'architecture du modèle et les paramètres utilisés.

Combien de temps conserver la documentation ?

L'article 18 de l'AI Act impose aux fournisseurs de conserver la documentation technique pendant dix ans après la mise sur le marché ou la mise en service du système d'IA à haut risque. Si le fournisseur cesse son activité, cette obligation est transférée à tout successeur légal.

La règle des dix ans s'applique également à la déclaration de conformité UE, qui doit faire référence à la documentation technique et être cohérente avec elle.

Formulaires simplifiés pour les PME

L'article 63(3) de l'AI Act prévoit que les microentreprises et les petites entreprises peuvent établir une documentation technique sous une forme simplifiée. Le Bureau européen de l'IA devrait publier des orientations sur ce que signifie « forme simplifiée » dans la pratique, mais l'intention fondamentale est de réduire la charge administrative pour les fournisseurs de plus petite taille tout en préservant la substance des informations dont les régulateurs ont besoin pour évaluer la conformité.

Cela ne signifie pas que les PME sont exemptées de documenter leurs systèmes : cela signifie que le format et le niveau de détail peuvent être proportionnés à la taille et aux ressources de l'organisation.

Quand les autorités peuvent-elles demander votre documentation ?

En vertu de l'article 74, les autorités nationales de surveillance du marché ont le pouvoir de demander l'accès à la documentation technique dans le cadre de leurs activités de surveillance. Elles peuvent également demander l'accès aux jeux de données d'entraînement et au code source lorsque cela est nécessaire et proportionné pour évaluer la conformité.

Si vous recevez une telle demande, vous êtes légalement tenu de mettre la documentation à disposition. Une documentation incomplète ou manquante peut déclencher une action en application de la réglementation, y compris des ordres de retrait du système du marché.

Documentation technique et déclaration de conformité UE

La déclaration de conformité UE (article 47) et la documentation technique sont liées mais distinctes. La déclaration est une affirmation formelle que le système est conforme à l'AI Act. Elle fait référence à la documentation technique mais ne la remplace pas.

Une erreur fréquente consiste à traiter la déclaration comme un résumé de la documentation. Ce n'est pas le cas. La déclaration confirme la conformité ; la documentation technique la prouve. Les deux doivent exister et être mutuellement cohérentes.

Conseils pratiques pour structurer votre documentation

Conseil	Pourquoi c'est important
Commencer à rédiger pendant le développement et non après	La documentation rétrospective est plus difficile à écrire et plus facile à contester
Désigner un responsable de la documentation	Garantit la mise à jour de la documentation lors de l'évolution du système
Gérer la documentation par versions	Permet de démontrer ce qui était en place à tout moment donné
Croiser avec les registres de gestion des risques	L'article 9 exige un système de gestion des risques : reliez-le aux sections pertinentes de l'Annexe IV
Aligner les instructions d'utilisation sur les besoins réels des déployeurs	Les régulateurs vérifient si les déployeurs peuvent réellement exercer une surveillance humaine

Comment DilAIg vous aide

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FAQ : documentation technique EU AI Act

Tous les systèmes d'IA nécessitent-ils une documentation technique Annexe IV ?

Non. Seuls les fournisseurs de systèmes d'IA à haut risque au sens de l'article 6 et de l'Annexe III sont tenus d'établir une documentation technique conformément à l'Annexe IV. Les modèles d'IA à usage général ont des exigences de documentation distinctes en vertu des articles 53 et 55.

Que se passe-t-il si ma documentation est incomplète ?

Les autorités de surveillance du marché peuvent exiger que vous mettiez le système en conformité, imposer des restrictions à son utilisation ou ordonner son retrait du marché. Les amendes pour non-conformité aux obligations de documentation peuvent atteindre 15 millions d'euros ou 3 % du chiffre d'affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu.

Peut-on utiliser un modèle pour la documentation Annexe IV ?

Oui, les modèles sont autorisés. Ce qui compte, c'est que le contenu soit exact et complet pour votre système spécifique. Un modèle générique qui ne reflète pas l'architecture réelle de votre système, vos données d'entraînement et vos résultats de tests ne satisfera pas aux exigences réglementaires.

La documentation technique doit-elle être dans une langue spécifique ?

La documentation doit être disponible dans une langue que l'autorité nationale concernée peut comprendre, ce qui signifie en pratique la ou les langue(s) officielle(s) de l'État membre où le système est mis sur le marché ou utilisé.

Quand la documentation doit-elle être mise à jour ?

Après toute modification substantielle, définie comme un changement qui affecte la conformité du système avec le règlement ou modifie les performances du système au-delà de ce qui avait été validé lors de l'évaluation de la conformité.

Principaux points à retenir

L'article 11 impose à tous les fournisseurs de systèmes d'IA à haut risque d'établir une documentation technique Annexe IV avant la mise sur le marché
L'Annexe IV comporte huit sections obligatoires couvrant la description du système, le processus de développement, les données d'entraînement, les tests, la surveillance, la journalisation, les instructions d'utilisation et la conception détaillée
La documentation doit être conservée dix ans (article 18) et mise à jour après toute modification substantielle
Les microentreprises et les petites entreprises peuvent utiliser une forme simplifiée en vertu de l'article 63(3)
Les autorités de surveillance du marché peuvent demander l'accès à la documentation en vertu de l'article 74
La documentation technique et la déclaration de conformité UE sont distinctes mais doivent être mutuellement cohérentes